Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, Lieferungen und sonstigen Leistungen der Büro-Helfer Digital (nachfolgend "Anbieter" oder "Büro-Helfer" genannt) gegenüber Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen im Sinne des § 310 Abs. 1 BGB (nachfolgend "Auftraggeber" oder "Kunde" genannt).

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt hat.

2. Vertragsschluss & Leistungen

Die Angebote des Anbieters auf der Webseite sind freibleibend und unverbindlich. Ein Vertrag kommt erst durch die Auftragsbestätigung des Anbieters oder durch die Ausführung der bestellten Dienstleistung zustande.

Der Anbieter erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Webdesign, Bereitstellung von Software-Lösungen (SaaS) und KI-Automatisierung. Der genaue Leistungsumfang ergibt sich abschließend aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung des gewählten Pakets sowie aus einem etwaigen individuellen Angebot, Leistungsverzeichnis oder Service Level Agreement (SLA). Eine darüber hinausgehende Beschaffenheit oder Funktionalität sowie ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg (z. B. Umsatzsteigerungen, Platzierungen in Suchmaschinen oder eine bestimmte Anzahl an Kundenanfragen) sind nicht geschuldet.

KI-gestützte Komponenten (z. B. Chatbots, E-Mail- und Telefonassistenten) erzeugen Ausgaben auf Basis probabilistischer Verfahren. Der Kunde erkennt an, dass die inhaltliche Richtigkeit einzelner KI-Ausgaben nicht in jedem Einzelfall gewährleistet werden kann; geschuldet ist der Betrieb der Systeme nach dem Stand der Technik gemäß der Leistungsbeschreibung.

Individuelle Anpassungen, Sonderfunktionen oder spezifische Integrationen in die Systemumgebung des Kunden sind nur dann Vertragsbestandteil, wenn dies ausdrücklich schriftlich (mindestens in Textform, z. B. per E-Mail) vereinbart wurde.

3. Zahlungsbedingungen und Zahlungsplan

Das Zahlungsziel für alle Rechnungen aus diesem Vertrag ist sofort ohne Abzug. Die einmalige Setup-Gebühr wird stets per Rechnung abgerechnet und vom Auftraggeber per Überweisung beglichen. Sie wird in zwei Raten fällig:

• 1. Rate — 50 % der Setup-Gebühr, fällig mit der Auftragsbestätigung. Die Arbeiten am Projekt beginnen unmittelbar nach Eingang dieser Zahlung.
• 2. Rate — die restlichen 50 % der Setup-Gebühr, fällig mit der beidseitigen Freigabe. Als beidseitige Freigabe gilt, dass der Auftraggeber die erstellte Leistung abgenommen und der Anbieter sie zur Veröffentlichung freigegeben hat; mit der Freigabe geht die Leistung live.

Nimmt der Auftraggeber die Leistung nicht ab, obwohl sie vertragsgemäß erbracht ist, oder verzögert er die Freigabe aus Gründen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, gilt die Leistung als freigegeben, wenn der Auftraggeber sie nach einer Aufforderung des Anbieters mit einer angemessenen Frist von mindestens 14 Tagen nicht abnimmt und keine wesentlichen Mängel benennt. Die 2. Rate wird in diesem Fall mit Fristablauf fällig.

Ratenzahlung der Setup-Gebühr: Auf Anfrage kann die Setup-Gebühr abweichend in monatlichen Raten gezahlt werden. Eine Ratenzahlung kommt ausschließlich durch eine gesonderte schriftliche Vereinbarung (mindestens Textform) zustande; ein Anspruch auf ihre Gewährung besteht nicht. Für die Ratenzahlung wird ein Aufschlag auf die Setup-Gebühr erhoben, dessen Höhe sich aus dem Angebot bzw. der Ratenzahlungsvereinbarung ergibt; der zu zahlende Gesamtbetrag wird dort ausgewiesen. Gerät der Auftraggeber mit zwei aufeinanderfolgenden Raten in Verzug, wird der gesamte offene Restbetrag sofort zur Zahlung fällig.

Die laufenden monatlichen Gebühren beginnen mit dem Livegang, also mit der beidseitigen Freigabe nach Absatz 1. Für die Bauphase vor dem Livegang fallen keine laufenden Gebühren an. Für die Abrechnung der monatlichen Gebühren gilt § 4; die Mindestvertragslaufzeit nach § 11 beginnt mit dem Livegang.

4. Abrechnung der monatlichen Gebühren, SEPA-Lastschrift

4.1 Wahl der Abrechnungsweise

Der Auftraggeber wählt bei Vertragsschluss zwischen den folgenden Abrechnungsweisen für die laufenden monatlichen Gebühren:

• Jahreszahlung im Voraus: Der Auftraggeber zahlt die monatlichen Gebühren für zwölf (12) Monate im Voraus. Der Anbieter berechnet hierfür abweichend nur zehn (10) Monatsgebühren; zwei Monatsgebühren werden als Nachlass für die Vorauszahlung gewährt. Der Betrag wird per Rechnung abgerechnet und ist per Überweisung sofort und ohne Abzug fällig. Er wird gemeinsam mit der 2. Rate der Setup-Gebühr zum Livegang (§ 3) in Rechnung gestellt.
• Monatliche Zahlung: Die monatliche Zahlweise ist ausschließlich im SEPA-Lastschriftverfahren und nur gegen Erteilung eines gültigen SEPA-Lastschriftmandats möglich (§ 4.3). Eine monatliche Zahlung per Überweisung wird nicht angeboten. Der erste Einzug erfolgt für den Monat des Livegangs.

Ein vom Anbieter gewährter Tour-Bonus (ein beitragsfreier Monat) ist mit der Jahreszahlung kombinierbar. Er wird auf den Vorauszahlungsbetrag angerechnet, indem eine weitere Monatsgebühr nicht berechnet wird; die abgedeckte Laufzeit von zwölf Monaten bleibt unverändert. Ein Anspruch auf Gewährung eines Tour-Bonus besteht nicht. Eine Auszahlung von Nachlässen in Geld ist ausgeschlossen.

4.2 Verlängerung, Kündigung und Rückerstattung bei Jahreszahlung

Bei Jahreszahlung deckt die Vorauszahlung die Mindestvertragslaufzeit von zwölf Monaten ab. Verlängert sich der Vertrag mangels rechtzeitiger Kündigung, rechnet der Anbieter die Folgezeiträume in derselben Abrechnungsweise ab, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren.

Eine anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Vorauszahlungen erfolgt nicht, wenn der Vertrag zum regulären Laufzeitende endet. Endet der Vertrag vorzeitig aufgrund einer vom Anbieter zu vertretenden Kündigung aus wichtigem Grund oder aufgrund einer Kündigung des Anbieters, erstattet der Anbieter die Vorauszahlung für die noch nicht erbrachten vollen Kalendermonate anteilig zurück; der gewährte Nachlass wird dabei anteilig verrechnet.

4.3 SEPA-Lastschriftmandat

Wählt der Auftraggeber die monatliche Zahlung, erteilt er dem Anbieter ein SEPA-Lastschriftmandat (SEPA-Basislastschrift) in Textform bzw. schriftlich. Der Anbieter stellt dem Auftraggeber hierzu mit der Auftragsbestätigung ein Mandatsformular zur Verfügung. Der Auftraggeber ist verpflichtet, das Mandat vollständig ausgefüllt und unterzeichnet an den Anbieter zurückzusenden.

Der Anbieter teilt dem Auftraggeber seine Gläubiger-Identifikationsnummer sowie die Mandatsreferenz spätestens mit der ersten Rechnung mit. Der Einzug erfolgt frühestens, sobald dem Anbieter das gültige Mandat vorliegt.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, für die Dauer des Vertrages ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat aufrechtzuerhalten und für eine ausreichende Deckung des angegebenen Kontos zu sorgen. Änderungen der Bankverbindung teilt der Auftraggeber dem Anbieter unverzüglich in Textform mit.

4.4 Vorabankündigung (Pre-Notification)

Der Anbieter kündigt dem Auftraggeber jeden Lastschrifteinzug nach Betrag und Fälligkeitstag vorab an. Die Vorabankündigung erfolgt mit der Rechnung, auch per E-Mail. Die Parteien vereinbaren abweichend von der üblichen Frist eine verkürzte Frist für die Vorabankündigung von mindestens fünf (5) Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag. Bei wiederkehrenden Einzügen in gleichbleibender Höhe genügt eine einmalige Vorabankündigung unter Angabe der Fälligkeitstermine.

4.5 Rücklastschriften

Scheitert ein Lastschrifteinzug, weil der Auftraggeber dies zu vertreten hat — insbesondere bei unzureichender Kontodeckung, einer erloschenen oder widerrufenen Kontoverbindung oder einem unberechtigten Widerspruch —, hat der Auftraggeber dem Anbieter die hierdurch entstandenen Kosten (insbesondere Bankentgelte für die Rücklastschrift) in tatsächlicher Höhe zu erstatten. Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Anbieters, insbesondere auf Verzugszinsen und Ersatz von Verzugsschäden, bleiben unberührt.

Erteilt der Auftraggeber kein gültiges Mandat, widerruft er das Mandat während der Vertragslaufzeit oder scheitern Einzüge wiederholt aus von ihm zu vertretenden Gründen, ist der Anbieter berechtigt, den Auftraggeber auf die Jahreszahlung im Voraus umzustellen; der Nachlass nach § 4.1 wird in diesem Fall nicht gewährt. § 9 (Leistungssperre bei Zahlungsverzug) bleibt unberührt.

5. Vergütung und Kosten Dritter

Die vertraglichen Vergütungen decken ausschließlich die Bereitstellung der in der Leistungsbeschreibung bzw. im Angebot definierten Leistungen und SaaS-Infrastruktur des Anbieters ab. Kosten für Leistungen Dritter sind ausdrücklich nicht enthalten und vom Kunden separat zu tragen. Dies umfasst insbesondere, aber nicht ausschließlich:

• die Registrierung, Bereitstellung und Verlängerung von Domains (URLs);
• externe Hosting-Kosten außerhalb der vertraglichen SaaS-Umgebung des Anbieters;
• nutzungsabhängige Gebühren für externe Schnittstellen und Dienste (z. B. Drittanbieter-APIs, KI-Modell-Nutzung/Token, Telefonie- und SMS-Gebühren);
• Lizenzen für notwendige Fremdsoftware.

Soweit der Anbieter solche Drittleistungen im Namen und auf Rechnung des Kunden beschafft oder verauslagt, werden diese dem Kunden zum Selbstkostenpreis zuzüglich eines etwaig vereinbarten Verwaltungsaufschlags weiterberechnet.

6. Leistungsmodell & Hosting

Die vom Anbieter erstellten Webseiten, Module und KI-Werkzeuge werden als gehostete Dienstleistung (Software-as-a-Service) auf der Infrastruktur des Anbieters betrieben. Der Kunde erhält Zugang zu den vereinbarten Funktionen über das Internet, jedoch keinen Anspruch auf Herausgabe von Quellcode, Server-Konfigurationen, API-Schlüsseln, Datenbank-Zugängen oder sonstigen technischen Betriebsmitteln.

Eine Übergabe von Zugangsdaten, Provider-Logins, Administratorenrechten und finalem Quellcode an den Auftraggeber erfolgt ausdrücklich erst nach vollständigem Zahlungseingang aller offenen Forderungen und nur nach gesonderter schriftlicher Vereinbarung.

7. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde ist verantwortlich für die rechtzeitige und vollständige Bereitstellung aller für die Leistungserbringung notwendigen Mitwirkungsleistungen und technischen Voraussetzungen. Dazu zählen insbesondere eigene Domains, Zugangsdaten, Inhalte (Texte, Bilder, Logos, Preislisten) sowie die vertragsgemäße Anbindung an den SaaS-Dienst.

Der Kunde sichert zu, dass er an sämtlichen von ihm bereitgestellten Inhalten die erforderlichen Rechte hält und diese frei von Rechten Dritter sind. Er stellt den Anbieter insoweit von Ansprüchen Dritter frei.

Verzögerungen oder Leistungseinschränkungen, die auf unzureichende Mitwirkung, verspätet bereitgestellte Inhalte oder fehlerhafte Infrastruktur des Kunden zurückzuführen sind, fallen nicht in den Verantwortungsbereich des Anbieters. Vereinbarte Fristen verlängern sich entsprechend; hierdurch entstehender Mehraufwand kann nach vorheriger Ankündigung gesondert berechnet werden.

8. Eigentumsvorbehalt & Nutzungsrechte

Bis zur vollständigen Begleichung sämtlicher aus diesem Vertrag resultierenden Forderungen verbleiben alle erstellten Webseiten, Quellcodes, Design-Elemente, Texte sowie sämtliche Nutzungsrechte am Endprodukt im uneingeschränkten Eigentum von Büro-Helfer.

Der Kunde erhält mit vollständiger Zahlung ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den erstellten Inhalten für den vertraglich vereinbarten Zweck. Ein Recht zur Unterlizenzierung, Weitergabe oder eigenständigen Weiterverwendung außerhalb der vertraglich vereinbarten Nutzung besteht nicht.

9. Leistungssperre bei Zahlungsverzug

Gerät der Auftraggeber mit der Zahlung fälliger Beträge in Verzug (mindestens 14 Tage nach Fälligkeit und erfolgloser Mahnung), ist der Anbieter berechtigt, folgende Maßnahmen stufenweise zu ergreifen:

• Stufe 1 – Funktionseinschränkung: Einzelne Module und KI-Werkzeuge (z. B. KI-Chatbot, KI-E-Mail-Assistent, KI-Telefonassistent, Online-Preisrechner) können deaktiviert werden.
• Stufe 2 – Zugangssperre: Der Zugang zum Kunden-Dashboard und zu geschützten Bereichen kann gesperrt werden.
• Stufe 3 – Vollständige Abschaltung: Bei anhaltendem Zahlungsverzug (mehr als 30 Tage) kann die gesamte Webseite des Kunden vorübergehend offline genommen werden.

Die Wiederherstellung der Leistungen erfolgt nach vollständigem Ausgleich der offenen Forderungen. Der Anbieter wird den Kunden vor jeder Eskalationsstufe schriftlich (per E-Mail) benachrichtigen und eine angemessene Nachfrist setzen.

Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund gemäß § 314 BGB bleibt hiervon unberührt.

10. Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes, im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie sowie bei arglistig verschwiegenen Mängeln.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel der Software bzw. des SaaS-Dienstes (§ 536a Abs. 1 BGB) wird ausgeschlossen.

Die Haftung für Datenverlust wird auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien durch den Kunden eingetreten wäre.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

Sofern nicht anders vereinbart, wird der Vertrag über laufende monatliche Leistungen für eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen.

Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 3 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Wochen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Osnabrück.